Facturation

Arrêtez d'effectuer la facturation mensuelle sur des feuilles de calcul. Générez des factures par lots, acceptez les paiements en ligne ou hors ligne et voyez ce que chaque client vous doit sans avoir à ouvrir une application de comptabilité distincte.

Chaque expédition, surcharge, supplément carburant et ajustement se retrouve dans le solde ouvert du client au moment où il est gagné. Lorsque vous êtes prêt à facturer, vous choisissez le mode qui convient au client - exécution par lots, facture unique ou AWBs sélectionnés manuellement - et le système écrit les factures, joint le détail des frais et les enregistre dans la comptabilité clients. Les PDF, relevés et liens de paiement en ligne sont générés automatiquement.

Trois façons de facturer

Facturez comme vos clients s'y attendent. Exécutez un lot sur tous les clients à crédit pour une plage de dates, émettez une seule facture pour les frais ouverts d'un client ou sélectionnez manuellement des AWBs spécifiques quand un client a besoin d'une facture ponctuelle. Les clients peuvent payer en ligne, ou vous pouvez enregistrer un chèque, ACH ou virement bancaire. Mélangez les modes par client si nécessaire.

Paiement en ligne, intégré

Connectez Stripe en deux clics et les clients peuvent payer n'importe quelle facture ouverte depuis votre portail Web. Les paiements sont automatiquement comptabilisés sur la facture et le solde du client est mis à jour en temps réel. Pas de rapprochement, pas d'importations CSV en fin de mois.

Automatisation quand vous le voulez

Définissez les règles une fois, puis laissez faire. Facturez automatiquement les expéditions au moment de leur livraison. Exécutez des comptes prépayés où les clients rechargent et les frais puisent dans le solde. Définissez des limites de crédit par client pour signaler ou bloquer les expéditions à risque avant qu'elles ne quittent le quai. Laissez les rappels de retard relancer les clients en retard sans lever le petit doigt.

Chaque facture, chaque statut

La liste des factures est la base de l'opérateur pour la comptabilité clients. Filtrez par statut, client ou plage de dates. Voyez en un coup d'œil ce qui est brouillon, envoyé, payé, partiellement payé ou en retard. Cliquez sur n'importe quelle ligne pour accéder au détail des frais.

  • Filtres de statut - brouillon, ouvert, payé, partiel, annulé. Basculez instantanément.
  • Recherche client - accédez directement aux factures d'un client.
  • Actions groupées - envoyer par email, marquer comme envoyé et exporter les factures sélectionnées en un clic.
  • Totaux rapides - facturé, payé, en attente, le tout sur le même écran.
Liste de factures avec filtres de statut, recherche client et totaux impayés.

Facturez une période entière en un seul clic

Choisissez une plage de dates, sélectionnez les clients (tous, un groupe de cycle de facturation ou une liste manuellement sélectionnée), puis cliquez sur Générer. Le système écrit une facture par client couvrant tous les frais non facturés dans cette fenêtre, joint le détail au niveau AWB et met les PDF en file d'attente.

  • Cycle de facturation par client - certains hebdomadaires, d'autres mensuels, le système respecte chacun.
  • Aperçu avant validation - voir combien de factures et le total avant que rien ne soit écrit.
  • E-mail automatique à la génération - optionnel ; envoie le PDF et le lien de paiement la même minute.
Générateur de factures par lots avec plage de dates, sélection du client et aperçu.

Des limites de crédit qui tiennent vraiment

Définissez une limite de crédit par client et le système l'applique au moment où une nouvelle expédition est créée - dans le back-office, dans le portail client et via l'API REST. Fini de découvrir en fin de mois qu'un client lent à payer a accumulé deux mille dollars de plus pendant que vous ne regardiez pas.

Quand une expédition pousserait un client au-delà de sa limite, vous choisissez ce qui se passe : avertir l'opérateur et le laisser continuer, ou bloquer fermement l'expédition jusqu'à ce que le solde baisse. Les clients bloqués dans le portail ne sont pas laissés en plan - on leur propose un Stripe Checkout à usage unique pour régler les factures en retard et continuer à expédier dans la même minute.

  • Trois modes pour la plateforme - désactivé, avertissement ou blocage. Choisissez la politique qui correspond à votre tolérance au risque.
  • Appliqué partout - interface opérateur, portail client, API REST et aperçu d'import CSV - tous exécutent la même vérification.
  • Déblocage en libre-service - les clients du portail peuvent régler les factures en retard via Stripe Checkout et expédier immédiatement.
  • Résumé d'import CSV - import massif d'expéditions ? Voyez le solde, la limite et le statut par client avant de valider.
Paramètres de limite de crédit client avec modes d'avertissement et de blocage pour la création d'expédition

Le détail que le comptable de votre client veut

Chaque facture indique l'AWB, la date, l'itinéraire, le service et les frais détaillés - base, carburant, suppléments, ajustements. Le PDF qui va au client contient les mêmes données, formatées pour l'impression. Plus de courriels « c'est quoi ce frais ? ».

  • Frais ligne par ligne - une ligne par AWB, entièrement détaillée.
  • Modèle PDF personnalisable - votre logo, vos conditions, votre adresse de paiement.
  • Historique des e-mails - quand il a été envoyé, ouvert et à qui.
  • Ajustements et crédits - appliquez un crédit ou une radiation sans quitter la page.
Détail de la facture avec les lignes, les frais détaillés et le statut du paiement.

Enregistrez n'importe quel paiement, en ligne ou hors ligne

Les paiements par carte via Stripe sont enregistrés automatiquement. Pour tout le reste - chèque, ACH, virement bancaire, espèces - enregistrez-le en quelques secondes. Date de paiement, montant, référence, appliqué à quelle facture. Les paiements partiels sont des citoyens de première classe : payez partiellement une facture et le solde reste ouvert.

  • Types de paiement hors ligne - chèque, ACH, virement bancaire, espèces, personnalisé.
  • Appliquer sur plusieurs factures - un chèque, plusieurs factures, aucune mathématique requise.
  • Versements Stripe - les paiements par carte sont déposés sur votre banque comme tout autre paiement Stripe.
Formulaire d'enregistrement des paiements avec type, montant et sélection de facture.

Sachez qui vous doit quoi, aujourd'hui

Le rapport d'ancienneté est votre cockpit de recouvrement. Chaque client avec un solde ouvert, divisé en tranches 0-30, 31-60, 61-90 et 90+. Cliquez sur n'importe quel client pour voir les factures qui composent son solde. Cliquez sur n'importe quelle facture pour envoyer un rappel.

  • Tranches d'ancienneté - 0-30 / 31-60 / 61-90 / 90+, totaux en bas.
  • Rappels en un clic - envoyez un lien de paiement directement à partir du rapport.
  • Exporter vers CSV - remettez-le à votre comptable ou importez-le dans QuickBooks.
Rapport de vieillissement des créances avec tranches de 30/60/90 jours par client.

Ce qu'il y a derrière

Les pièces qui font que la facturation ressemble à un système financier, pas à un cimetière de CSV.

Liens connexes

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Où vos clients voient leurs factures et vous paient en ligne.

Répartition et opérations

Là où naissent les AWBs qui se transforment en factures.

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